Nowoczesne systemy informatyczne pozwalają na znaczne usprawnienie realizacji wielu procesów w firmie. Okażą się przydatne także do zabezpieczania kluczowych dokumentów, na przykład faktur. Ich obsługa jest niezwykle istotna dla funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa.
Dlaczego warto postawić na elektroniczną archiwizację?
Czasy, w których dominowała papierologia w formie fizycznej powoli odchodzą w niepamięć. Dziś ogromna liczba podmiotów zmienia sposób zarządzania, decydując się na rozwiązania elektroniczne. W ten sposób zyskują bardzo wysoką sprawność realizacji poszczególnych procesów, jak również odpowiedni poziom bezpieczeństwa.
Doskonałym na to przykładem jest archiwizacja faktur w formie elektronicznej, która przynosi mnóstwo korzyści. Spośród nich wymienić należy przede wszystkim:
- możliwość zabezpieczenia dokumentów – dzięki użyciu odpowiednio dobranego systemu,
- porządek – wszystko znajduje się na serwerze, dlatego znalezienie faktury kosztowej sprzed kilku lub kilkunastu miesięcy nie jest żadnym problemem,
- oszczędność czasu i miejsca – wynika oczywiście z wygodnej obsługi, jaką zapewnia system, a także z braku konieczności przechowywania stosów papierów w szafach lub innych miejscach,
- większa produktywność zespołu – pracownicy nie muszą tracić czasu na przeszukiwanie ogromnego archiwum. Wystarczy, że skorzystają z odpowiednio skonfigurowanego systemu.
Nie da się ukryć, że postawienie na archiwizację elektroniczną to dla firm krok w przyszłość. Nie tylko tych największych, ale również małych i średnich podmiotów, szukających sposobów na to, aby zwiększyć efektywność działania.
Jak wybrać system archiwizacji?
Wiemy już, jakie korzyści gwarantuje sprawnie przeprowadzona archiwizacja. Warto teraz zwrócić uwagę na kwestię wyboru systemu, która może okazać się kluczowa. Ewentualne błędy na tym etapie mogą doprowadzić do poważnych strat. W efekcie, cyfryzacja przyniesie więcej szkód, niż pożytku.
Na co więc zwrócić uwagę? Sprawdzić należy przede wszystkim możliwości, jakie zapewnia interesujący nas system. Jego funkcjonalność musi być zgodna z potrzebami i sposobem działania firmy. Wybór „na ślepo” okaże się w tym przypadku bardzo ryzykowny. Sprawny system powinien wyróżniać się nie tylko szybkim wgrywaniem i wczytywaniem dokumentów, ale także przejrzystym interfejsem, zdecydowanie ułatwiającym zarządzanie dokumentami.
Kluczowy okaże się również standard ochrony. Elektroniczna archiwizacja faktur powinna gwarantować zabezpieczenie przed modyfikacjami, utratą oraz usunięciem dokumentów. Bez tego trudno mówić o sprawnym działaniu firmy.
Pomocne w wyborze konkretnego systemu będą oczywiście opinie innych klientów, którzy z niego korzystają. Warto zadać sobie nieco trudu, by sprawdzić, jak jest on oceniany przez inne firmy. To samo tyczy się podmiotu odpowiedzialnego za jego przygotowanie oraz dostarczenie. W przypadku spełnienia powyższych kryteriów, możemy być spokojni o bezpieczeństwo archiwizacji wszystkich dokumentów, nie tylko faktur.